Projektcontrolling: Zeiten und Kosten im Griff behalten

Umsätze und Kosten analysieren, die Projektrentabilität überblicken, Transparenz herstellen für das eigene Unternehmen und für den Auftraggeber – in der Dienstleistungsbranche sind das entscheidende Aufgaben des Controllings. Dazu gehören alltägliche Fragen wie: Ist die Mitarbeiterauslastung zu gering oder zu hoch, ist die Projektbesetzung optimal? Gibt es dann im Unternehmen lediglich eine aufwändige oder verzögerte Zeiterfassung und keine automatische Verrechnung zwischen Organisationseinheiten, dann ist effizientes Projektcontrolling kaum möglich. Ein Beispiel: der Einkauf und das Management von externen Spezialisten. Wir zeigen, was die Prozesse so komplex macht, welche Anforderungen sich daraus an das ERP-System ergeben und wie die unmittelbare Verfügbarkeit von relevanten Zahlen den Alltag vereinfacht.

Geht es um Unternehmensziele wie Flexibilität und Wirtschaftlichkeit, dann hat der Einkauf externer Dienstleister viel Potenzial. Externe Know-how-Träger etwa können fehlendes Spezialwissen der eigenen Mitarbeiter auffangen, um den Ansprüchen der Auftraggeber gerecht zu werden. Gerade die Dienstleistungsbranche baut zunehmend auf externes Personal. Einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder auch ganze Geschäftsprozesse werden dabei ausgelagert.

Neben den vielen Vorteilen, die der Einkauf von Fremddienstleistungen bringt, gibt es jedoch auch Herausforderungen ‑ vor allem bei der kaufmännischen Abwicklung. Das Controlling muss die Stundenbudgets, die geleistete Arbeit und die Kostenseite gleichzeitig im Blick behalten, um den Projektteams sinnvolle Entscheidungen zu ermöglichen. Und je unterschiedlicher die Externen arbeiten (stundenweise, tageweise, an verschiedenen Orten, mit diversen Vertragsformen bis hin zur Zeitarbeit), desto komplizierter wird die Abrechnung. Hierbei kann eine passende Software-Lösung grundlegend unterstützen ‑ und die Schwierigkeiten sogar in Wettbewerbsvorteile umwandeln.

Was ein ERP-System leisten muss

Wird ein externer Mitarbeiter in einem Kundenprojekt eingesetzt, so steht der zugehörige Controller vor wichtigen Fragen:

  • Wie stelle ich sicher, dass die Kosten auf dem Kundenprojekt immer aktuell sind?
  • Wie kann ich die vom externen Dienstleister geleisteten Stunden mit in meine Kundenfaktura aufnehmen – ohne auf die Rechnungstellung des externen Mitarbeiters (mit dessen detaillierten Angaben) warten zu müssen?
  • Wie kann ich sicherstellen, dass wirklich alle auf dem Kundenprojekt geleisteten Stunden für die Faktura relevant sind?
  • Wie gestalte ich den Freigabeprozess möglichst einfach, schnell, sicher und transparent?

Ein zeitgemäßes ERP-System setzt an diesen Problemen mit vordefinierten und unterstützenden Funktionen an: Auf Grundlage der Bestellung erzeugt das System für den externen Mitarbeiter eine Web-Oberfläche, die ihm die zugeordneten Projekte zur Zeiterfassung vorschlägt ‑ Stichwort: Web- oder App-basierter Employee/Manager Self Service. Nach dem Vier-Augen-Prinzip können die extern und auch die intern gemeldeten Zeiten jederzeit freigegeben werden, zum Beispiel vom Projektleiter.
Anschließend wird in der logistischen Rechnungsprüfung die Eingangsrechnung des externen Mitarbeiters mit den vorher freigegebenen Zeiten abgeglichen und freigegeben. Gibt es eine Erfassung und Freigabe der Zeiten direkt auf dem Projekt, so können diese im Projektcontrolling angezeigt und mit Hilfe einer aufwandsbezogenen Fakturierung direkt an den Kunden weiterbelastet werden. Auf diese Weise muss die Buchhaltung nicht auf die Rechnungsstellung des externen Mitarbeiters warten. So entwickelt sich ein effizientes Rechnungswesen.

Betrachtet man die komplette Prozesskette eines Einkaufs externer Dienstleister, dann könnte die ideale ERP-Unterstützung folgendermaßen aussehen:

  1. Personalbedarf: Überprüfung der internen Ressourcen mittels Qualifikationskatalog und Personaldispositionstool.
  2. Bestellung eines externen Mitarbeiters: Die Bestellung ist direkt aus dem Projekt möglich. Dabei geben Rahmenbestellungen Sicherheit und Transparenz.
  3. Die Projektarbeit beginnt
  4. Zeitrückmeldung direkt auf die Bestellung/das Projekt: Zeiterfassung über Web-Oberfläche, keine Doppelerfassung mehr notwendig. Direkte Kontierung auf das zugeordnete Projekt. Transparenz ist durch Aktualität des Projektreports gegeben.
  5. Freigabe der Zeiten: Die Freigabe ist über Web-Oberfläche und Apps an jedem Ort möglich.
  6. Kundenfaktura: Kein Warten auf die Eingangsrechnungen der Dienstleister, direkte Weiterbelastung der internen als auch der externen Zeiten.
  7. Rechnung: Die Rechnung wird vom externen Dienstleister erstellt und vom beauftragenden Unternehmen beglichen.
  8. Optional: Gutschrift. Anhand der zurückgemeldeten Zeiten kann direkt eine Gutschrift an den externen Dienstleister erstellt werden.

Am Beispiel des Einkaufs externer Dienstleister wird klar: Ohne ein ERP-System mit vordefinierten Prozessen und durchgängigem Datenaustausch haben es Controller schwer, Zeiten und Kosten jederzeit zu überblicken. Und auch außerhalb des Einkaufs gibt es IT-Funktionen, die den Projektalltag erheblich durch „schnelle Zahlen“ verbessern: Periodenabschlüsse nahezu in Echtzeit, Umsatz- und Kostenanalyse in Echtzeit (schnellere Informationen, um Optimierungsstrategien zu entwickeln) und Prognosen der Projektrentabilität. Letztere ermöglichen die Erarbeitung von Verbesserungsstrategien ‑ noch vor dem Eintreten von Problemen.

Heike Hornung
Branchenarchitekt für die Dienstleistungsbranche
itelligence AG
itservice@itelligence-group.de

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