Neues AÜG: Ein Gesetz mischt Ihre Prozesse auf

Ein wesentlicher Teil der B2B-Dienstleistungsbranche ist die Zeitarbeit. Diese ist seit April 2017 mit dem neuen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) konfrontiert. Aber auch die projektbezogene Personalüberlassung kann betroffen sein. Es gilt, die neuen Regeln in den Geschäftsprozessen abzubilden. Keine leichte Aufgabe – das zeigen die ersten Erfahrungen.

Eigentlich sollte das neue AÜG hauptsächlich mögliche Ungleichheiten bei der Zeitarbeit verringern. Wegen ungenauer Definitionen können allerdings auch Dienstleister betroffen sein, die über Dienst- und Werkverträge ihre Fachleute in Kundenunternehmen einsetzen. Fest steht, dass das „Gesetz zur Änderung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes“ eine weitreichende Wirkung hat und auch in die Vergabe von Projekten auf Basis von Dienstverträgen und Werkverträgen eingreift.

Wichtige Regelungen schwer umsetzbar

Zwei wesentliche Leitthemen hat der Gesetzgeber im AÜG verankert: „18 Monate Höchstüberlassungsdauer“ und „Equal Pay nach neun Monaten“. Gleichzeitig wurden wichtige Regelungen im Detail aber nicht definiert, beispielsweise die genaue Umsetzung des Begriffs Equal Pay. Zudem ist in manchen Teilen des Gesetzes zwar formuliert, was Personaldienstleister und Einsatzunternehmen zu tun haben, aber nicht wie. So bleiben aktuell noch Interpretationsspielräume.
Reichlich Handlungsbedarf ergibt sich aber bereits durch die eindeutigen Teile des AÜG. Dienstleister müssen beispielsweise die Frage beantworten, welche Vertragsformen für ihren Fall rechtlich sicher sind. Und es kommt darauf an, das erforderliche Fachwissen organisatorisch und prozessual abzubilden. Die neue Höchstüberlassungsdauer stellt vor allem ein organisatorisches Problem dar, wenn wissensintensive Projektarbeit, zum Beispiel Interim Management oder IT-Projekte, plötzlich nicht mehr über den gebotenen Zeitraum laufen darf. Währenddessen ist das Thema Equal Pay auf mehreren Ebenen komplex in der Umsetzung. Finanzbuchhaltung, Controlling, Personalabrechnung und Vertragsabwicklung sind gleichermaßen betroffen.

Bei der Umsetzung des AÜG gibt es typische Probleme, die aber organisatorisch und technisch gelöst werden können. Acht Beispiele:

  • Trotz ungenauer gesetzlicher Definitionen müssen Dienstleister und Auftraggeber ihre Vertragsverhältnisse weiterhin rechtssicher gestalten. Die entscheidende Prüfung, ob ein AÜ-Vertrag oder ein Werk-/Dienstvertrag angezeigt ist, kann vom IT-System unterstützt werden. Mithilfe eines Fragebogens (rund 30 Fragen mit Punktesystem) stellt der Entleiher fest, welche Vertragsart am ehesten zutrifft. Der Fragebogen wird als Excel-Dokument ins System geladen ‑ auch für spätere Dokumentations- und Auditzwecke.
  • Bereits bei der Anlage eines AÜ-Vertrages soll eine Validierung der Daten erfolgen. Geprüft werden Vertragsbeginn und -ende sowie die Einsatzhistorie des Mitarbeiters. Liegt dieser noch innerhalb der Überlassungshöchstdauer (ÜHD)? Zu berücksichtigen sind auch Vorbeschäftigungen und Karenzzeiten (drei Monate). Notwendig ist daher eine sehr gute Datenqualität und eine lückenlose Überwachung der Einsatzzeiten.
  • Für die Kostenkalkulation ist ebenfalls bereits bei Vertragsanlage wichtig zu wissen, wann die erste Equal-Pay-Zahlung erfolgt. Denn dieser Faktor muss beim „Verleihpreis“ an den Kunden berücksichtigt werden.
  • Ziel der Verleiher ist natürlich, keine Person mehr als 18 Monate zu überlassen. Dazu müssen alle relevanten AÜ-Verträge regelmäßig und idealerweise automatisch kontrolliert werden. Per Workflow sollten kritische AÜ-Verträge und problematische Zeiträume gemeldet werden. Entsprechend sind neue Informationsflüsse innerhalb des Dienstleistungsunternehmens nötig.
  • EP-9 (Equal Pay nach neun Monaten): Hier muss der Kunde (Entleiher) alle relevanten Informationen zu den Abrechnungsinhalten seiner eigenen Mitarbeiter bereitstellen. Das betrifft alle fixen und variablen Entgeltbestandteile – dazu hat er erfahrungsgemäß keine große Motivation. Änderungen müssen ebenfalls mitgeteilt werden. Die Folge ist eine großer Kommunikations- und Pflegeaufwand im System.
  • EP-15 (Equal Pay nach fünfzehn Monaten – für Tarife nach IGZ und BAP): Hier muss nur die Branche und die Tarifgruppe vom Entleiher genannt werden (ggf. wird zudem nach West und Ost unterschieden), in dem der Leiharbeiter eingesetzt wird. Daraus wird dann in einem Stufenmodell der jeweilige Equal-Pay-Zuschlag ermittelt. Die Stufenmodelle müssen entsprechend im System hinterlegt sein und stetig aktualisiert werden, zum Beispiel nach Tarifänderungen.
  • Stichwort Lohnabrechnung: Bei Mitarbeitern, die in AÜ unterwegs sind und im Equal-Pay-Zeitraum abgerechnet werden, muss tagesgenau geprüft werden, welche Abrechnungsstufe gilt und welches Gehalt gezahlt werden muss, um Equal Pay gerecht zu werden. Die komplexen Vergleiche müssen korrekt und nachvollziehbar sein und sie müssen staatlichen Prüfungen (Audit) standhalten.
  • Schwierig ist auch der Umgang mit „unregelmäßigen Gehaltsbestandteilen“ im Rahmen von Equal Pay: Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Erfolgsprämien. Wie schaut es mit Gleitzeit und Urlaubsansprüchen aus? Hier kann es für jeden Kunden unterschiedliche Regeln geben. Diese müssen alle auf Entleiher-Seite abgebildet und jeweils bei der Gehaltsabrechnung der Zeit-Mitarbeiter berücksichtigt werden.
IT-Systeme und Prozesse anpassen

Die neuen Anforderungen und Rahmenbedingungen sind für die Dienstleister eine echte Herausforderung. Sie müssen systematisch ihre IT-Systeme und Prozesse darauf anpassen, um der Komplexität Herr zu werden. Die ersten Schritte für Finanzbuchhaltung, Controlling, Personalabrechnung und Vertragsabwicklung könnten etwa so aussehen:

  1. Erweiterung der AÜ-Verträge um abrechnungsrelevante Informationen im Rahmen der Equal-Pay-Anforderungen inklusive relevanter Dokumente/Vertragsvereinbarungen
  2. Erweiterung der Personalstammdaten mit den Kundeneinsatzzeiten, um etwaige Vorbeschäftigungen und Karenzeiten zu ermitteln
  3. Erweiterung der Abrechnung der eigenen Mitarbeiter um die Equal-Pay-Funktion für eine korrekte, tagesgenaue Abrechnung
  4. Erweiterung der Workflows für eine frühzeitige Information bezüglich kritischer AÜ-Verträge
  5. Einführung integrativer Prozesse, damit alle relevanten Informationen (Kunde, Einsatzort, eigene Mitarbeiter, Einsatzzeiten, Abrechnungsdaten etc.) in einem System hinterlegt sind. Nur so ist ein durchgängiger Prozess und eine valide Daten-Betrachtung möglich.

Heike Hornung
Branchenarchitekt für die Dienstleistungsbranche
itelligence AG
itservice@itelligence-group.de

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