Externes Personal macht flexibel – sofern die Prozesse reibungslos laufen

Wo könnten manuelle Schritte digitalisiert werden, wo gibt es Medienbrüche? Wo liegen die größten Potenziale für eine Optimierung der Geschäftsprozesse? Prozessmanager nehmen die Abläufe im Unternehmen unter die Lupe. Und gerade bei Dienstleistern gibt es zahlreiche Baustellen, aber auch viele Chancen auf Effizienzgewinne.

Wenn zahlreiche interne und externe Mitarbeiter in den verschiedensten Projekten koordiniert werden müssen, sind integrierte Prozesse keine Kür mehr, sondern Pflicht. Beispiel Personalbeschaffung und -management: Wächst ein Unternehmen, sind neue Talente gefragt. Das gilt besonders für Dienstleister, die personalintensive Leistungen anbieten. Um Auftragsspitzen abzufedern, ist der Einkauf externer Spezialisten eine Alternative, die handlungsfähig und flexibel macht. Doch das Management dieses Einkaufs muss effizient geregelt sein. Wer dabei für seine Planung und Steuerung ein aktuelles ERP-System und vordefinierte sowie integrierte Prozesse nutzt, kann die fünf wichtigsten Vorteile des Einkaufs im vollen Umfang nutzen.

Flexibilität

Unternehmen können durch den Einkauf für einen vorher definierten Zeitraum Kapazitätsengpässe umgehen sowie Zeiten mit geringer Auslastung vorbeugen. Sie kaufen die externen Dienstleister gezielt für eine gewisse Drangphase oder für eine spezielle Aufgabe ein. Nach Projektabschluss oder bei Entspannung der Situation kann sich das Unternehmen von den Externen trennen und auf die eigenen Ressourcen zurückgreifen. Um auf der ERP-Seite eine optimale Transparenz und Flexibilität zu haben, sollte das System die Bestellung externer Dienstleitungen direkt aus dem Projekt mit passender Kostenkontierung, Zeitrückmeldung und flexibler Steuerung der Bestellung ermöglichen.

Einkauf von Know-how

In Projekten können sehr spezielle Kompetenzen gefragt sein. Deckt der Dienstleister diese Anforderungen nicht mit eigenen Kräften ab, kann er externe Mitarbeiter mit genau diesem Know-how einkaufen. Damit aber nicht voreilig Externe aufgrund von vermeintlich fehlenden Fähigkeiten geholt werden, sollten mithilfe eines Qualifikationskataloges und eines Personaldispositionstools projektbezogen die Anforderungen abgeglichen werden. Eventuell ist ja bereits das eigene Team mit den gefragten Kompetenzen ausgestattet. Oder es kann eine gemischte Gruppe aus Internen und Externen das Projekt übernehmen.

Risikosenkung bei der Auswahl der Mitarbeiter

Stellt ein externer Dienstleister einen Spezialisten bereit, dann kann das beauftragende Unternehmen sich vorab über die Qualifikationen informieren ‑ und eine Wahl treffen. Entspricht der Spezialist im Projektverlauf dennoch nicht den Erwartungen? Dann kann in den meisten Fällen mit Rücksprache des externen Dienstleisters ein Austausch erfolgen.

Fokus auf das Kerngeschäft

Zusätzliche Aufgaben belasten das eigene Team. Dabei soll es das Kerngeschäft bzw. Tagesgeschäft nicht aus den Augen verlieren. In diesem Fall können die temporär eingekauften Dienstleister die eigenen Mitarbeiter entlasten und somit das Tagesgeschäft sichern. Möglicherweise gibt es auch Aufgabengebiete, bei denen das Unternehmen kein Know-how aufbauen oder nicht selbst investieren bzw. einstellen möchte. Hier kann es kostengünstig sein, diese Aufgaben dauerhaft auszulagern.

Risikoübergabe und Kosteneinsparung

Gerade in Projekten mit knapper Kalkulation können Unternehmen das Risiko der Budgetüberlastung minimieren. Einfach, indem sie eventuell kritische Teilbereiche an den externen Dienstleister übergeben – zum Pauschalpreis. Im Hinblick auf Kosteneinsparung sind auch jene Projektbereiche vielversprechend, bei denen nicht nur Mitarbeiter eingekauft werden müssen, sondern bei denen auch die benötigte Hardware, Software etc. fehlt. Diese Ausstattung liefert im Idealfall der externe Dienstleister gleich mit. Das ERP-System kann hier mit Rahmenverträgen unterstützen, die für die jeweilige Beauftragung individualisiert werden.
Betrachtet man die komplette Prozesskette eines Einkaufs externer Dienstleister, dann könnte die ideale ERP-Unterstützung folgendermaßen aussehen:

  1. Personalbedarf: Überprüfung der internen Ressourcen mittels Qualifikationskatalog und Personaldispositionstool.
  2. Bestellung eines externen Mitarbeiters: Die Bestellung ist direkt aus dem Projekt möglich. Dabei geben Rahmenbestellungen Sicherheit und Transparenz.
  3. Die Projektarbeit beginnt
  4. Zeitrückmeldung direkt auf die Bestellung/das Projekt: Zeiterfassung über Web-Oberfläche (Web- oder App-basierter Employee/Manager Self Service), keine Doppelerfassung mehr notwendig. Direkte Kontierung auf das zugeordnete Projekt. Transparenz ist durch Aktualität des Projektreports gegeben.
  5. Freigabe der Zeiten: Die Freigabe ist über Web-Oberfläche und Apps an jedem Ort möglich.
  6. Kundenfaktura: Kein Warten auf die Eingangsrechnungen der Dienstleister, direkte Weiterbelastung der internen als auch der externen Zeiten.
  7. Rechnung: Die Rechnung wird vom externen Dienstleister erstellt und vom beauftragenden Unternehmen beglichen.
  8. Optional: Gutschrift. Anhand der zurückgemeldeten Zeiten kann direkt eine Gutschrift an den externen Dienstleister erstellt werden.

Der Einkauf externer Dienstleister ist nur ein Beispiel für den Nutzen integrierter Prozesse mit durchgängigem Datenaustausch. Auch in allen anderen Bereichen eines Dienstleistungsunternehmens lohnt es sich, die aktuelle ERP-Unterstützung unter die Lupe zu nehmen – und die brachliegenden Potenziale zu erkennen.

Heike Hornung
Branchenarchitekt für die Dienstleistungsbranche
itelligence AG
itservice@itelligence-group.de

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