Auf der sicheren Seite: Vertragsformen und Compliance

Wächst ein Unternehmen, sind neue Talente gefragt. Das gilt besonders für Dienstleister, die personalintensive Leistungen anbieten. Gerade sie sind abhängig von erfolgreicher Rekrutierung, von effizienter Personalentwicklung, -verwaltung und -einsatzplanung. Und es soll neben dem umfangreichen Tagesgeschäft noch Zeit bleiben, eine HR-Strategie zu entwickeln und zu verfolgen – idealerweise.

Das sind die hohen Ansprüche. Der Alltag ist dagegen bestimmt von Termindruck (Gehalt, Meldungen, Bescheinigungen…) und Fragen zur Rechtssicherheit. Gerade in Dienstleistungsunternehmen muss eine Vielzahl von Vertragsformen gehandhabt werden. Für Personaler ist die Zeitarbeit ein kritisches Feld: Wenn Mitarbeiter im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung bei einem Kundenunternehmen im Einsatz sind, gilt das neue Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Hier unterstützen moderne ERP-Systeme, denn sie können die komplexen Regeln zu Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay abbilden.

Auch außerhalb der Zeitarbeit ist das Personalmanagement mit einer Unmenge an Vorschriften konfrontiert. Wer in seinem Unternehmen falsche Angaben/Daten, Rechtsverstöße und Risiken rechtzeitig erkennt, kann gegensteuern und Schaden abwenden. Das gilt auch für Compliance und Datenqualität im Personalmanagement. Hier treffen Gesetze, Tarifregelungen, Betriebsvereinbarungen und Vorschriften der Wirtschaftsprüfer aufeinander und bilden ein enorm komplexes Regelwerk.

Hohe Fehlerquote

Potenzielle Risiken für Mensch und Unternehmen lassen sich frühzeitig erkennen, wenn regelmäßig eine themenübergreifende Analyse durchgeführt wird. Typische Regelverletzungen im HCM-Umfeld sind zum Beispiel die Unterschreitung von Ruhezeiten, Auszahlungen in unerlaubter Höhe, unzulässige Kontenbewegungen oder die fehlerhafte Anwendung der firmeninternen Reisekostenrichtlinie. Dabei ist meist kein Vorsatz im Spiel ‑ auch inkonsistente oder falsche Daten führen zu Problemen. Und der Anteil falscher Daten steigt: Für deutsche Unternehmen wird dieser auf inzwischen 19 Prozent beziffert. Hauptursache sind menschliche Fehler. Bleiben Verstöße und Fehler unerkannt, kann es zu finanziellen Schäden kommen.

Die Vielzahl an Vorschriften und damit die Komplexität der Prüfungen ist für Unternehmen eine echte Herausforderung. Vor allem, wenn diese Aufgabe manuell bewältigt werden muss. Dann ist die Überwachung zeit- und kostenintensiv, oft nur noch stichprobenhaft, die Prüfungsqualität stark abhängig vom persönlichen Engagement und Wissen einzelner Mitarbeiter. Kontrollen können unter Zeitdruck eingespart oder auch falsch ausgeführt werden. Eine systematische Einhaltung von Compliance-Regeln: fast unmöglich.

Automatisierte Prüfung statt Handarbeit

Gefragt ist also ein effizienter Umgang mit großen Datenmengen. Eine Möglichkeit ist die automatisierte und systematisch ausführbare Prüfung und Risikoanalyse. Moderne IT-Lösungen kontrollieren auf Basis von vordefinierten Regeln die Einhaltung von Gesetzen. Sie decken falsche Daten auf, registrieren Auffälligkeiten und warnen vor potenziellen Risiken. Hierfür werden die HCM-Daten umfassend analysiert, indem die Organisationsstruktur, Stammdaten, Revisionsbelege, Zeitwirtschaft und Abrechnung unter die Lupe genommen werden. Das Regelwerk dazu ist nicht starr: Der Fachbereich kann es ohne Programmierung jederzeit anpassen und erweitern, sobald sich Vorschriften ändern. Die Regeln lassen sich einzeln zeitlich terminieren, testen und dokumentieren. Prüfungsläufe können anhand von organisatorischen Begriffen und/oder thematisch ausgeführt werden. Dabei wird jede Abweichung dokumentiert, und sie lässt sich in einer übersichtlichen Oberfläche bearbeiten und abzeichnen. Durch diesen systematischen Nachweis werden Fehler frühzeitig erkannt, Risiken minimiert und Bearbeitungsvorgänge verbessert. Eine Häufigkeitsanalyse hilft, typische Regelverletzungen und deren Ursachen aufzudecken – die Basis für eine effiziente Prozessoptimierung.

 

Heike Hornung
Branchenarchitekt für die Dienstleistungsbranche
itelligence AG
itservice@itelligence-group.de

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